W małych i średnich firmach często zdarza się, że pracownicy wykorzystują swoje prywatne samochody do celów służbowych. Taka praktyka jest jasno uregulowana przepisami, które mają na celu zapewnienie uczciwości i przejrzystości rozliczeń. Chodzi o to, żeby pracownik nie ponosił kosztów związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych.

Do rozliczania przejazdów służbowych wykonywanych prywatnym samochodem służy tzw. kilometrówka. Jest to forma ewidencji, w której zapisuje się trasy służbowe pokonane własnym autem. Dzięki temu możliwe jest udokumentowanie przejechanych kilometrów, co stanowi podstawę do obliczenia zwrotu kosztów. Właściciel pojazdu może przeznaczyć uzyskane środki na paliwo, eksploatację i amortyzację pojazdu.

Kilometrówka jest równie ważnym narzędziem dla pracownika, jak i samego pracodawcy. Z punktu widzenia tego pierwszego, korzystanie z własnego auta w celach służbowych oznacza swobodę w planowaniu podróży oraz elastyczność w poruszaniu się. Z kolei dla pracodawcy takie rozwiązanie pomaga ograniczyć koszty związane z zakupem i utrzymaniem firmowej floty.

Kilometrówka a ryczałt

Polskie przepisy przewidują dwa sposoby rozliczania przejazdów służbowych wykonywanych prywatnym samochodem pracownika.

Pierwsza metoda to wspomniana kilometrówka, gdzie zwrot kosztów oblicza się poprzez pomnożenie liczby przejechanych kilometrów przez określoną stawkę za kilometr. Minimalna stawka za jeden kilometr jest określona w rozporządzeniu. Pracodawca może ustalić własną stawkę zwrotu za jeden kilometr, natomiast nie może być ona niższa niż minimalna.

Drugi sposób to rozliczenie ryczałtowe, w którym pracownik otrzymuje co miesiąc stałą, z góry ustaloną kwotę, niezależnie od faktycznie przejechanej liczby kilometrów w danym okresie. Jednak w tym przypadku kwota wypłaty może zostać zmniejszona o dni, w których pracownik był nieobecny w pracy, na przykład z powodu choroby czy urlopu.

Podstawa prawna

Zasady rozliczania kosztów użytkowania prywatnych pojazdów przez pracowników do celów służbowych reguluje Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Tym samym w 2002 r. po raz pierwszy ustalono minimalną stawkę zwrotu za jeden kilometr. Z biegiem czasu stawki były podwyższane. Do tej pory miały miejsce dwie podwyżki. Pierwsza nastąpiła w 2007 roku, natomiast obecnie obowiązujące kwoty wprowadzono w 2023 roku.

Zgodnie z treścią rozporządzenia: „stawki […] ulegają zmianie w stopniu odpowiadającym planowanemu średniorocznemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych ustalonemu w ustawie budżetowej na dany rok”.

Kilometrówka – stawka za 1 kilometr

Stawka za każdy przejechany kilometr zależy od rodzaju pojazdu, którym pracownik wykonuje przejazd. Inne kwoty obowiązują dla samochodów osobowych, czy dla motocykli, a jeszcze inne dla motorowerów.

Oto dokładne stawki dla poszczególnych pojazdów za 1 kilometr:

• samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,89 zł;
• samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł;
• motocykl – 0,69 zł;
• motorower – 0,42 zł.

Przez długi czas, bo od 2007 r. do 2022 roku funkcjonowała znacznie niższa stawka. Kilometrówka samochodu osobowego (o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³) była wówczas ustalana na podstawie kwoty 0,8358 zł za 1 kilometr. Oznacza to, że stawka zwrotu wzrosła o ponad 72%.

Dla pozostałych pojazdów stawki wynosiły wówczas 0,5214 zł (dla samochodu do 900 cm³); 0,2302 zł (dla motocykla) oraz 0,1382 zł (dla motoroweru).

Limit kilometrów

Istotnym elementem w obliczaniu kilometrówki jest limit kilometrów, czyli maksymalna liczba kilometrów, którą można rozliczyć za przejazdy służbowe prywatnym samochodem. Limit ten jest określony w Rozporządzeniu, razem ze stawkami za poszczególne pojazdy.

Przepisy wyróżniają 3 limity kilometrów, przy czym obowiązywanie danego limitu zależy od liczby mieszkańców gminy lub miasta, w którym znajduje się siedziba firmy:

• limit 300 km – dla gmin lub miast do 100 tys. mieszkańców;
• limit 500 km – dla gmin lub miast liczących od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;
• limit 700 km – dla gmin lub miast powyżej 500 tys. mieszkańców.

Zgodnie z przepisami – „miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne [...] ustala pracodawca”, przy czym limit ten nie może być wyższy od limitów wskazanych powyżej.

Obliczenie kilometrówki to proste zadanie, które wymaga pomnożenia przez siebie jedynie dwóch wartości. Poniżej prezentujemy przykłady rozliczania kilometrówki dla różnych typów pojazdów oraz różnych limitów kilometrów.

Przykład 1.

Pan Arek posiada prywatny samochód osobowy o pojemności skokowej silnika poniżej 900 cm³, którego używa sporadycznie do lokalnych przejazdów w celach służbowych. Ze swoim pracodawcą podpisał umowę, w której ustalono miesięczny limit przejazdów wynoszący 300 kilometrów.

Pracodawca wyznaczył ustawową stawkę zwrotu za 1 kilometr, która dla auta o pojemności skokowej silnika poniżej 900 cm³ wynosi 0,89 zł. Pan Arek prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu, która w danym miesiącu wykazała pokonanie 80 kilometrów. Aby obliczyć kwotę zwrotu dla pana Arka, wystarczy pomnożyć liczbę faktycznie przejechanych kilometrów razy stawkę zwrotu za 1 kilometr:

80 km x 0,89 zł = 71,20 zł

Zatem pan Arek otrzyma zwrot kosztów w wysokości 71,20 zł.

Przykład 2.

Pani Barbara posiada prywatny samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³, którego używa do lokalnych przejazdów w celach służbowych. Ze względu na charakter swojej pracy, pokonuje ona codziennie wiele kilometrów. Ze swoim pracodawcą podpisała umowę, w której ustalono miesięczny limit przejazdów wynoszący 500 kilometrów. Siedziba firmy znajduje się w mieście liczącym między 100 tys. a 500 tys. mieszkańców, więc ustalony limit jest najwyższy, jaki dopuszczają przepisy w celu rozliczania kilometrówki.

Pracodawca wyznaczył ustawową stawkę zwrotu za 1 kilometr, która dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ wynosi 1,15 zł. Pani Barbara prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu, która w danym miesiącu wykazała pokonanie 440 kilometrów. Aby obliczyć kwotę zwrotu dla pani Barbary, należy pomnożyć liczbę faktycznie przejechanych kilometrów razy stawkę zwrotu za 1 kilometr:

440 km x 1,15 zł = 506 zł

Zatem pani Barbara otrzyma zwrot kosztów w wysokości 506 zł.

Ewidencja przebiegu pojazdu

W celu rozliczenia kilometrówki, pracownik jest zobowiązany do prowadzenia podstawowej ewidencji przebiegu pojazdu. Musi ona dokumentować przejechanie konkretnej liczby kilometrów podczas poszczególnych podróży służbowych.

Ewidencja przebiegu pojazdu do celów rozliczenia kilometrówki powinna zawierać następujące informacje:

• dane osobowe pracownika i pracodawcy;
• dane dotyczące pojazdu: pojemność skokową silnika, markę, numer rejestracyjny;
• dane dotyczące podróży: miejsce wyjazdu, miejsce docelowe, cel oraz datę wykonania przejazdu;
• faktyczną liczbę przejechanych kilometrów podczas danej podróży służbowej;
• przepisową stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu.

Ewidencja zawierająca powyższe informacje oraz umowa cywilno-prawna zawarta między pracownikiem a pracodawcą (o używanie samochodu do celów służbowych) są podstawą do wypłacania zwrotu kosztów dla pracownika.

W przypadku rozliczania przejazdów służbowych poprzez ryczałt wypłata środków następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego auta do celów służbowych w danym miesiącu. Takie oświadczenie powinno zawierać:

• dane dotyczące pojazdu (pojemność skokową silnika, markę, numer rejestracyjny);
• liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu (np. z powodu urlopu lub choroby);
• liczbę dni, w których pracownik nie dysponował samochodem do celów służbowych.

Ryczałtowe rozliczanie kilometrówki również wymaga zawarcia umowy między pracownikiem a pracodawcą o używanie pojazdu do celów służbowych.

Kilometrówka a koszty uzyskania przychodu

Rozliczanie kilometrówki według ustawowej stawki pozwala pracodawcy zaliczyć kwotę zwrotu dla pracownika do kosztów uzyskania przychodu. Jeśli jednak ustali on stawkę wyższą niż ta przewidziana w przepisach, nadwyżka będzie objęta opodatkowaniem. Dokumentem, który umożliwia zaliczenie kwoty zwrotu do kosztów uzyskania przychodu, jest ewidencja przebiegu pojazdu.

Rozliczanie delegacji, czyli podróży służbowych poza siedzibę pracodawcy, odbywa się na podstawie kilometrówki, przy czym należy uwzględnić limit kilometrów określony w przepisach. Jeśli zostanie on przekroczony, pracownik nie ma prawa domagać się zwrotu kosztów za nadmiar przejechanych kilometrów.

Wyjątkowa delegacja – kilometrówka w budżetówce

Szczególnym przypadkiem jest rozliczanie podróży służbowych pracowników sektora budżetowego, czyli osób zatrudnionych w urzędach, jednostkach samorządu terytorialnego oraz innych instytucjach państwowych. W takich sytuacjach pracownikowi przysługuje pełen zwrot kosztów przejazdu, niezależnie od tego, czy korzysta z prywatnego samochodu, czy innego środka transportu. Ważne jest jednak, aby koszty te były odpowiednio udokumentowane, na przykład za pomocą faktur za paliwo lub innych dokumentów potwierdzających wydatki.

Maksymalne limity zwrotu środków za przejazdy służbowe prywatnym samochodem osobowym obrazuje tabela. Kilometrówka zależy wówczas od dwóch zmiennych, czyli limitu kilometrów i pojemności skokowej silnika pojazdu.

Wartości podane w tabeli wynikają z pomnożenia limitu kilometrów przez ustawowe stawki za 1 kilometr dla konkretnych rodzajów (o konkretnej pojemności silnika).

Jeżeli szukasz towarzystwa ubezpieczeniowego w celu zakupu ubezpieczenia dla samochodu używanego w celach służbowych, sprawdź ofertę LINK4. 

Zachęcamy do rozmowy z naszym doradcą pod numerem telefonu 22 444 44 23 lub osobistego spotkania się z agentem współpracującym z LINK4. 

Szczegółowe informacje o produktach, limitach i wyłączeniach, a także OWU OC i AC dostępne są na stronie www.link4.pl.

Rozliczanie kilometrówki samochodu prywatnego wymaga jedynie podstawowych obliczeń, jednak kluczowe jest dokładne prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz przestrzeganie ustalonych limitów. Dzięki temu pracodawca i pracownik mogą efektywnie zarządzać kosztami, działać zgodnie z prawem oraz uniknąć potencjalnych nieporozumień w rozliczaniu kosztów.

Co to jest kilometrówka i jak się ją oblicza?

Kilometrówka to sposób rozliczania kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu przez pracownika do celów służbowych. Polega na zwrocie kosztów za przejechane kilometry na podstawie ustalonej stawki za każdy kilometr. Stawki są określone w rozporządzeniu i zależą od rodzaju pojazdu, np. samochodu osobowego, motocykla czy motoroweru.

Aby obliczyć należną pracownikowi kwotę zwrotu, wystarczy pomnożyć stawkę za 1 kilometr przez faktyczną liczbę przejechanych kilometrów. Pracownik, aby otrzymać zwrot, musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Jakie są stawki kilometrówki na 2024 rok?

Stawki kilometrówki zależą od rodzaju pojazdu. Przepisy wyróżniają cztery różne stawki, z czego każda przynależy do konkretnego typu pojazdu. Oto stawki za 1 kilometr obowiązujące w 2024 roku: 0,89 zł (samochód do 900 cm³); 1,15 zł (samochód powyżej 900 cm³); 0,69 zł (motocykl); 0,42 zł (motorower).

Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia kilometrówki?

Dokumentem niezbędnym do rozliczenia kilometrówki jest ewidencja przebiegu pojazdu, która powinna zawierać następujące informacje: dane osobowe pracownika i pracodawcy, dane dotyczące pojazdu (pojemność skokowa silnika, marka, numer rejestracyjny), dane dotyczące podróży (miejsce wyjazdu, miejsce docelowe, cel wykonania przejazdu oraz jego data), faktyczną liczbę przejechanych kilometrów oraz przepisową stawkę za każdy pokonany kilometr.

Jak rozliczyć kilometrówkę podczas delegacji służbowej?

Podczas delegacji służbowej, kilometrówkę należy rozliczyć na ogólnych zasadach. Kwota zwrotu za przejazd będzie iloczynem ustawowej stawki za 1 kilometr (dla danego rodzaju pojazdu) oraz faktycznej liczby przejechanych kilometrów (do określonego limitu).

Jakie są zasady rozliczania kilometrówki dla prywatnych samochodów używanych w celach służbowych?

Zasady rozliczania kilometrówki dla prywatnych samochodów używanych w celach służbowych obejmują zwrot kosztów za przejechane kilometry według ustalonej stawki, zależnej od rodzaju pojazdu. Pracownik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, a zwrot kosztów przysługuje tylko do wysokości ustalonego limitu kilometrów. Stawki te są określone w przepisach, a nadwyżka ponad limit nie jest rozliczana.

Źródła:

1. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20230000005/O/D20230005.pdf
2. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20072011462/O/D20071462.pdf
3. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20020270271/O/D20020271.pdf
4. https://kadry.infor.pl/kodeks-pracy/obowiazki/6421790,ryczalt-czy-kilometrowka-jak-w-2024-r-rozliczac-koszty-uzywania-prze.html