Podczas planowania, jak umeblować biuro, trzeba przede wszystkim wziąć pod uwagę efektywność przestrzeni oraz zdrowie pracowników, szczególnie jeżeli charakter pracy wymaga spędzania wielu godzin za biurkiem.

Na początek warto zapoznać się z wymaganiami BHP, które opisane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy z 26 września 1997 r. Wymogi BHP określają m.in., że miejsce pracy będzie:

• bezpieczne pod względem pożarowym, porażenia prądem, wybuchem, czy czynnikami atmosferycznymi;
• odpowiednio duże i dostosowane do liczby pracowników;
• zapewniało oświetlenie naturalne, sztuczne, odpowiednią temperaturę i ochronę przed wilgocią;
• miało dostęp do wody pitnej i artykułów higieniczno-sanitarnych.

Przemyślana organizacja miejsca pracy niesie ze sobą szereg korzyści. Dobrze zaplanowana przestrzeń sprzyja lepszemu przepływowi informacji i współpracy zespołowej. Dbałość o aspekty ergonomiczne, takie jak regulowane krzesła i biurka, pozwala zminimalizować ryzyko problemów zdrowotnych związanych z długotrwałym siedzeniem. Również estetyka biura, uwzględniająca elementy takie jak kolorystyka, roślinność czy oświetlenie, może pozytywnie wpływać na samopoczucie pracowników.

Biuro urządzone z myślą o ergonomicznej pracy odpłaci się zdrowiem podwładnych i większą efektywnością ich pracy.

Przy planowaniu aranżacji biura, warto skonsultować pomysły z pracownikami. W ten sposób poznasz, jakie są potrzeby zespołu i dobre pomysły, na których skorzystają Twoi podwładni oraz klienci. Co więcej, angażując pracowników w ten proces, sprawiasz, że czują się oni docenieni i ważni. Troska o ich komfort i potrzeby sprzyja zwiększeniu produktywności.

Jednym z pomysłów dotyczących aranżacji przestrzenie do pracy może być podzielenie biura na strefy. Kuchnię można połączyć z miejscem do relaksu, żeby nie przeszkadzać osobom pracującym w trakcie odpoczynku lub spożywania posiłków. Spotkania zespołowe można organizować w dedykowanej sali lub oddzielnym pokoju. Dzięki temu każdy element codziennej pracy będzie miał swoje właściwe miejsce.

Pracownicy mogą również zgłosić także z pozoru proste pomysły, takie jak dodanie do biura zielonych roślin. Zieleń ma kojący wpływ na oczy, co przyczynia się do poprawy wydajności. Rośliny doniczkowe nie tylko dodają wnętrzu świeżości i życia, ale także poprawiają jakość powietrza, co korzystnie wpływa na samopoczucie zespołu. W przestrzeni biurowej warto również zastosować jasne kolory, które sprzyjają koncentracji i pomagają się relaksować, co może znacznie poprawić atmosferę w miejscu pracy.

Przy aranżacji przestrzeni do pracy niezwykle ważne jest, żeby pracownicy wzajemnie sobie nie przeszkadzali i mieli łatwy dostęp nie tylko do swojego biurka, ale także do wspólnych urządzeń, takich jak drukarki czy projektor. Warto zadbać, aby obok drukarki znalazła się szafka lub regał, w którym przechowywane będą niezbędne materiały, takie jak papier, tusz czy inne przybory biurowe.

Jak umeblować biuro? Stanowiska pracy muszą znajdować się w dobrze oświetlonych miejscach. Powinny być też rozmieszczone w sposób umożliwiający łatwe poruszanie się między nimi. W mniejszych pomieszczeniach może być konieczne umieszczenie części sprzętów, takich jak monitory czy drukarki, na blatach biurek, co wymaga uwzględnienia nieco większych wymiarów tych powierzchni roboczych.

Zastanów się też, czy Twoi pracownicy będą potrzebowali dodatkowego miejsca na fizyczne materiały lub dokumenty. Wspólnie ustalcie, czy wystarczą segregatory lub specjalne kuwety, czy będą potrzebne półki lub większe szafy.

Coraz częściej w biurach stawia się nie tylko na funkcjonalność, ale również na ergonomię pracy. W każdym biurze ważne jest oświetlenie, żeby pracownicy nie męczyli wzroku w zbyt ciemnym pomieszczeniu. Według zaleceń Centralnego Instytutu Ochrony Pracy, niezależnie od wykonywanych zadań oświetlenie pomieszczenia powinno wynosić nie mniej niż 200 luksów. 

Według normy PN-EN 12464-1 wybór barwy światła zależy od natężenia oświetlenia, koloru ścian i mebli, klimatu oraz przeznaczenia pomieszczenia. Należy zwrócić uwagę na parametr, jakim jest wskaźnik oddawania światła – w pomieszczeniach, w których pracownicy spędzają wiele godzin, warto stosować światło o wskaźniku oddawania barw wynoszącym co najmniej 80. 

Kolejnym krokiem w zadbaniu o zdrowie swoich pracowników jest wybór właściwych biurek i krzeseł. W takim przypadku kluczowe jest, aby meble były ergonomiczne i dostosowane do indywidualnych potrzeb użytkowników. 

Wybór krzeseł z regulacją wysokości, podparciem dla lędźwi oraz możliwością dostosowania kąta nachylenia może znacząco wpłynąć na komfort pracy. Tego rodzaju fotele wspierają naturalne krzywizny kręgosłupa, co pomaga zredukować ból pleców u osób spędzających wiele godzin w pozycji siedzącej.

Biurka powinny być na tyle duże, aby pomieścić wszystkie niezbędne dokumenty, długopisy i sprzęty, a także umożliwiać swobodne poruszanie się po biurze. Jak urządzić małe biuro dla kilku osób? Możesz postawić na regulowane biurka. W łatwy sposób można dostosować je do wzrostu pracownika lub do pracy w pozycji stojącej, co sprzyja zdrowiu kręgosłupa

Nie należy również zapominać o organizacji przestrzeni pod biurkiem. Powinna ona być wystarczająco duża, aby umożliwić pracownikowi swobodne ułożenie nóg. Warto zadbać o funkcjonalne uporządkowanie kabli, aby uniknąć ich plątania się i ryzyka przypadkowego zahaczenia nogami.

Pracownikom należy zapewnić również odpowiednie warunki cieplne. Zbyt wysoka temperatura wpływa negatywnie na koncentrację i wzmożoną senność. Natomiast odczuwanie zimna będzie powodowało, że pracownik nie będzie mógł się skupić. Według wspomnianego wcześniej rozporządzenia temperatura w pomieszczeniach biurowych nie może być niższa niż 18℃, a same stanowiska pracy muszą być zabezpieczone przed przeciągiem.

Wraz z urządzaniem nowoczesnego biura nie zapomnij o zabezpieczeniu swojego mienia firmowego. Dzięki ubezpieczeniu w LINK4 możesz skutecznie chronić swoją firmę przed różnorodnymi zagrożeniami, jakie mogą pojawić się w codziennej działalności gospodarczej.

W LINK4 do wyboru masz ubezpieczenie:

• mienia od pożaru i innych zdarzeń,
• mienia od kradzieży z włamaniem,
• mienia od wszystkich możliwych zdarzeń poza tymi, które zostały jednoznacznie wyłączone z ochrony (wariant All Risk).

Wykupienie ubezpieczenia mienia firmowego to minimalizacja ryzyka finansowego w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń. To też możliwość szybszego odkupienia lub naprawienia mienia, kiedy do zdarzenia już dojdzie. Dzięki temu zyskujesz spokój ducha i możliwość skupienia się na prowadzeniu biznesu. 

Ubezpieczenie mienia od nazwanych zdarzeń losowych i wszelkiego ryzyka

Jest to ubezpieczenie dobrowolne, które pozwala objąć ochroną ubezpieczeniową takie przedmioty jak:

• budynki i budowle,
• wyposażenie biur i innych pomieszczeń biurowych,
• środki obrotowe (, towary, produkty),
• gotówkę i inne wartości pieniężne,
• mienie pracowników i osób trzecich.

Zakres ochrony obejmuje szkody rzeczowe w mieniu, będące skutkiem określonych zdarzeń losowych, do których należą między innymi pożar, pożar, wybuch, deszcz nawalny, uderzenie pojazdu, zalanie, silny wiatr, grad czy powódź.

Ubezpieczenie mienia od wszelkiego ryzyka

Ubezpieczenie od wszelkiego ryzyka ma szerszy zakres ochrony. W tym przypadku nie ma określonych sytuacji, które zostaną objęte ochroną (np. pożar lub zalanie). Ubezpieczenie mienia od wszelkiego ryzyka zadziała wtedy, gdy dojdzie do jakiegokolwiek zdarzenia losowego skutkującego powstaniem szkody rzeczowej, które wprost nie zostało uwzględnione w wyłączeniach Ogólnych Warunków Ubezpieczenia (OWU).

Ubezpieczenie mienia od kradzieży z włamaniem

Utrata mienia firmowego wskutek kradzieży może być kosztowna i czasochłonna. Dlatego ubezpieczenie mienia od kradzieży z włamaniem pozwala szybciej powrócić firmie do normalnego działania bez nadmiernego obciążania budżetu. W tym przypadku należy jednak spełnić określone warunki, związane z zabezpieczeniem posiadanego mienia, w celu zmniejszenia ryzyka kradzieży i włamań. Mowa tu przede wszystkim o zastosowaniu drzwi wewnętrznych i zewnętrznych oraz okien i innych oszklonych otworów zewnętrznych o dokładnie określonej konstrukcji.

Aby urządzić nowoczesne biuro, pamiętaj o wpływie przestrzeni na produktywność i komfort pracowników. Dlatego przy planowaniu układu pomieszczenia warto zwrócić uwagę na ergonomię mebli, odpowiednie oświetlenie oraz dostosowanie przestrzeni do różnych potrzeb, takich jak podział biura na strefy pracy indywidualnej czy przestrzenie do spotkań zespołowych i odpoczynku.

Jeżeli tego wymaga Twoja działalność, to zadbaj również o uwzględnienie sprzętu i technologii wspierających pracę zdalną i hybrydową. Mogą to być na przykład laptopy, kamery czy słuchawki, które pracownicy łatwo mogą zabrać do domu oraz programy, które ułatwią komunikację, zarządzanie projektami i zespołem (np. Zoom, Slack, Asana czy Jira).

Przy okazji urządzania biura, pamiętaj o możliwości ubezpieczenia mienia firmowego, w tym szczególnie jego wyposażenia. W ten sposób zadbasz o ochronę przed nieprzewidzianymi zdarzeniami losowymi, które mogą wpłynąć na codzienne działanie biznesu.

Jeśli chcesz zapewnić sobie spokój ducha i kupić ubezpieczenie mienia, zadzwoń pod numer 668 444 444 i porozmawiaj z doradcą LINK4. Możesz też spotkać się ze stacjonarnym agentem, który współpracuje z LINK4.

Szczegółowe informacje o produktach, limitach i wyłączeniach, a także OWU dostępne są na stronie www.link4.pl.

Jakie przedmioty mogą być objęte ubezpieczeniem mienia osobistego pracowników?

W ramach ubezpieczenia mienia firmowego ochroną są objęte również rzeczy należące do Twoich pracowników. Według definicji w OWU są to przedmioty codziennego użytku takie jak:

• odzież i obuwie,
• biżuteria,
• rowery,
• własne narzędzia i inne przedmioty niezbędne do wykonywania pracy.

Jednak wartość jednostkowa uszkodzonego lub utraconego mienia pracownika nie może przekraczać 500 zł. Ochroną nie są objęte samochody pracowników.

Dlaczego warto ubezpieczać mienie firmowe?

Każdy przedsiębiorca powinien rozważyć ubezpieczenia mienia firmowego. Taka dodatkowa ochrona:

1. Zapewnienia zabezpieczenie finansowe na wypadek strat, które wynikają z uszkodzenia lub utracenia mienia firmowego na skutek nieprzewidzianych zdarzeń.
2. Pozwala skupić się na prowadzeniu biznesu bez obawy, że w przypadku wystąpienia szkody musisz szybko znaleźć pieniądze na jej usunięcie.
3. Pozwala dopasować zakres ochrony ubezpieczenia do rodzaju prowadzonej działalności. Do wyboru masz pełny zakres ochrony od wszelkiego ryzyka albo tylko od wybranych zdarzeń.
4. Dotyczy różnych przedmiotów w firmie – od nieruchomości i maszyn po materiały, środki pieniężne i mienie samych pracowników.

Jak zgłosić uszkodzenie mienia w LINK4?

Wystarczy zadzwonić pod numer Centrum Alarmowego, który znajdziesz na polisie. Masz na to 3 dni od wystąpienia szkody. Podczas rozmowy z doradcą LINK4 będziesz musiał odpowiedzieć na pytania dotyczące okoliczności powstania szkody i jej rozmiaru. 

Pamiętaj też o tym, by bezpośrednio po wystąpieniu zdarzenia zabezpieczyć mienie i użyć dostępnych środków, żeby szkoda się nie powiększała. Na przykład w przypadku zalania, usuń zalegającą wodę i osusz pomieszczenia. Udokumentuj też zniszczenia tuż po zauważeniu szkody – zdjęcia i nagrania będą pomoce przy ustalaniu rozmiarów szkody 

Poczekaj na decyzję ubezpieczyciela. Proces likwidacji szkody zazwyczaj zamknie się w ciągu 30 dni. Jeśli do wyjaśnienia spornych kwestii będzie potrzebne więcej czasu, otrzymasz taką informację.

Źródła:

Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy z 26 września 1997 r.: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19971290844 

Centralny Instytut Ochrony Pracy: https://www.ciop.pl/CIOPPortalWAR/appmanager/ciop/pl?_nfpb=true&_pageLabel=P30001831335539182278&html_tresc_root_id=23200&html_tresc_id=23217&html_klucz=19558&html_klucz_spis