Zanim dołączysz do grona polskich przedsiębiorców, zwróć uwagę na to, że polskie prawo dopuszcza możliwość prowadzenia działalności gospodarczej w różnych formach. To, na którą z nich się zdecydujesz, zależy od Ciebie, a dokładnie od tego, jaki masz plan na biznes. Pod uwagę należy wziąć takie aspekty, jak:

• odpowiedzialność za ewentualne zobowiązania,
• minimalny kapitał firmowy,
• forma reprezentacji w urzędach i innych sprawach formalnych,
• rodzaj opodatkowania i księgowości,
• obecność wspólników lub ich brak.

W Polsce masz do dyspozycji 4 główne formy prawne: jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę cywilną, spółkę kapitałową i spółkę osobową. Dwie ostatnie z nich występują dodatkowo w kilku wariantach. Spółki kapitałowe dzielą się na akcyjne (w tym prostą spółkę akcyjną) i z ograniczoną odpowiedzialnością. Do spółek osobowych można natomiast zaliczyć spółki jawne, partnerskie, komandytowe i komandytowo-akcyjne. 

Każda z tych form prawnych zapewnia przedsiębiorcy nieco inny wachlarz możliwości, ale też wymaga od niego spełnienia określonych warunków. Co warto o nich wiedzieć, zanim przejdziesz do tego, jak zarejestrować firmę?

• Jednoosobowa działalność gospodarcza – zakładana przez jedną osobę fizyczną poprzez rejestrację w CEIDG. Jej zarejestrowanie nie wymaga żadnego wkładu własnego, a nie stanowi samodzielnego (odrębnego od przedsiębiorcy) podmiotu w obrocie gospodarczym.
• Spółka cywilna – musi składać się z co najmniej 2 wspólników, którzy mogą być osobami fizycznymi lub prawnymi, a nawet jednostkami administracyjnymi o zdolności prawnej. Jej założenie wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej i złożenia wniosku o nadanie spółce numeru REGON, podczas gdy każdy ze wspólników rejestruje się w CEIDG. Taka spółka nie musi mieć oficjalnych organów ani określonego wkładu własnego ze strony wspólników.
• Spółka jawna – podobnie jak wyżej, może ją założyć co najmniej 2 wspólników, którzy zawierają umowę w formie pisemnej. Jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki jakieś wkłady, którymi rozporządzać można tylko w formie szczególnej (np. w formie aktu notarialnego), to umowa spółki również będzie musiała być zawarta w tej formie. Spółkę należy zarejestrować w KRS i stanowi ona samodzielny podmiot w obrocie gospodarczym, choć każdy z jej wspólników za zobowiązania spółki odpowiada całym swoim majątkiem.
• Spółka partnerska – możliwość jej założenia mają 2 osoby fizyczne uprawnione do wykonywania wolnych zawodów (tj. adwokata, aptekarza, architekta, inżyniera budownictwa, biegłego rewidenta, brokera ubezpieczeniowego, doradcy podatkowego, maklera papierów wartościowych, doradcy inwestycyjnego, księgowego, lekarza, lekarza dentysty, lekarza weterynarii, notariusza, pielęgniarki, położnej, radcy prawnego, rzecznika patentowego, rzeczoznawcy majątkowego i tłumacza przysięgłego. Wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej i rejestracji w KRS. Podobnie jak w spółce jawnej, umowa spółki powinna określać wkłady wnoszone przez każdego partnera i ich wartość. 
• Spółka komandytowa – prawo do jej założenia ma 2 lub więcej wspólników, z których co najmniej 1 musi przyjąć rolę komplementariusza, czyli osoby odpowiedzialnej całym majątkiem za zobowiązania firmy. Drugi wspólnik staje się natomiast komandytariuszem, czyli odpowiada za te zobowiązania do wysokości określonej sumy komandytowej. Do założenia firmy niezbędne jest spisanie umowy w formie aktu notarialnego lub w systemie S24, a także uzyskanie wpisu do KRS. Spółka komandytowa może występować jako samodzielny podmiot w obrocie gospodarczym.
• Spółka komandytowo-akcyjna – do jej założenia jest potrzebnych 2 lub więcej wspólników. Jeden z nich musi być komplementariuszem (a więc odpowiadać za zobowiązania spółki całym majątkiem), a drugi akcjonariuszem, czyli osobą odpowiadającą za firmowe zobowiązania do wysokości objętych akcji. Ta forma prawna wymaga sporządzenia statutu w formie aktu notarialnego. Spółka komandytowo-akcyjna występuje jako odrębny uczestnik obrotu, który jest niezależny od samych wspólników. 
• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – musi mieć co najmniej 1 założyciela i nie może nim być tylko jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Jej rejestracja wymaga zawarcia umowy w formie aktu notarialnego lub w systemie S24, jak również uzyskania wpisu do KRS. Taka spółka ma osobowość prawną.
• Prosta spółka akcyjna – wymaga co najmniej 2 wspólników, do których nie może się zaliczać jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Formalności sprowadzają się do rejestracji w KRS i zawarcia umowy w formie aktu notarialnego lub w systemie S24. Prosta spółka akcyjna ma osobowość prawną niezależną od wspólników, którzy ją założyli.
• Spółka akcyjna – musi mieć co najmniej 1 założyciela, którym nie może być jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Do formalności należy zawarcie umowy założycielskiej, na którą składają się: statut, oświadczenia o przystąpieniu do spółki oraz zgoda na brzmienie statutu i objęcie akcji. Wymagana jest również i rejestracja w KRS. Spółka akcyjna jest samodzielnym podmiotem w obrocie gospodarczym.

Niezależnie od tego, na jaką formę działalności gospodarczej się zdecydujesz, masz obowiązek jej zarejestrowania. Przy czym spółki (inne niż cywilna) rejestrujesz w Krajowym Rejestrze Sądowym. Poniżej znajdziesz wskazówki dotyczące tego, jak zarejestrować firmę jednoosobową, która stanowi jedną z najczęściej wybieranych form prawnych w Polsce. Z raportu PARP wynika, że aż 86,6% przedsiębiorstw w Polsce stanowiły osoby fizyczne prowadzące działalność (98,9% z nich to mikroprzedsiębiorstwa).

Jeśli zastanawiasz się, jak zarejestrować firmę jednoosobową, poniżej znajdziesz instrukcję, która przeprowadzi Cię przez cały proces krok po kroku. Postępuj zgodnie z nią, a założenie własnej firmy będzie proste.

1. Upewnij się, że na pewno masz prawo do prowadzenia własnej działalności w Polsce. Przysługuje ono osobom pełnoletnim, które są obywatelami Polski, a także państw Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W tym przypadku będziesz potrzebować dowodu osobistego lub paszportu. Obywatele innych państw mogą założyć działalność, jeśli mają tytuł pobytowy.
2. Wybierz nazwę firmy, która w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej musi zawierać imię i nazwisko właściciela, ale może też mieć człon wskazujący na profil świadczonych usług.
3. Wybierz kod PKD odpowiadający temu, czym zamierzasz się zajmować w ramach prowadzonej działalności. W zależności od potrzeb możesz wybrać 1 kod główny i kilka dodatkowych. Listę wszystkich możliwości znajdziesz pod tym linkiem.
4. Zastanów się nad tym, w jakim miejscu zamierzasz zarejestrować swoją firmę. W zależności od rodzaju działalności i potrzeb może to być adres zamieszkania lub inne miejsce – zawsze jednak musisz mieć tytuł prawny, na mocy którego korzystasz z danej nieruchomości, np. prawo własności, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu czy umowa najmu.
5. Upewnij się, czy potrzebujesz pozwolenia do prowadzenia działalności w danym zakresie, a jeśli tak – czy możesz je zdobyć. 
6. Zdecyduj się na jedną formę opodatkowania działalności. Do wyboru masz skalę podatkową, stawkę liniową lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
7. Upewnij się, czy musisz zostać płatnikiem VAT-u, czy możesz skorzystać ze zwolnienia.
8. Wybierz jedną z form prowadzenia księgowości: pełną lub uproszczoną.
9. Ustal rachunek bankowy, który będzie wykorzystywany w ramach Twojej działalności gospodarczej. 
10. Sprawdź, jakie składki będziesz płacić do ZUS-u i czy przysługują Ci jakieś ulgi, np. tzw. ulga na start.
11. Upewnij się, że dysponujesz Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym, jeśli zależy Ci na załatwieniu wszystkiego przez Internet.

Gdy już ustalisz wszystkie wyżej wspomniane kwestie, możesz przystąpić do samego założenia działalności. W tym celu kieruj się poniższą instrukcją.

1. Wejdź na stronę https://www.biznes.gov.pl/pl.
2. Kliknij w przycisk Zarejestruj firmę.
3. Kliknij w przycisk Rozpocznij, a następnie zaloguj się, korzystając z Profilu Zaufanego lub e-dowodu. Przy pierwszym logowaniu będzie konieczne założenie konta. 
4. Postępuj zgodnie z zaleceniami kreatora wniosku, wypełniając formularz wymaganymi danymi. 
5. Gdy skończysz, a kreator przygotuje wniosek, sprawdź go i podpisz profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Wniosek zostanie automatycznie przesłany do CEiDG, a jeśli wyrazisz taką chęć, to także do ZUS-u GUS-u oraz do urzędu skarbowego. Możesz również wydrukować wniosek, podpisać go i złożyć osobiście w urzędzie miasta lub gminy. Jeśli zdecydujesz się na ten krok, dane z wniosku zostaną wprowadzone do CEiDG następnego dnia roboczego. W urzędzie poza samym złożeniem wniosku trzeba też potwierdzić tożsamość, okazując dowód osobisty lub paszport. Wniosek możesz też wysłać na adres urzędu pocztą, jednak musi się na nim znajdować Twój podpis potwierdzony notarialnie.

Istnieje jeszcze jeden sposób na to, jak zarejestrować firmę online. Niektóre banki umożliwiają wypełnienie wniosku o rejestrację działalności gospodarczej wraz z otwarciem konta firmowego. Decydując się na skorzystanie z takiej oferty, możesz osiągnąć od razu dwie korzyści – założyć własną firmę i rachunek bankowy, który będzie Ci potrzebny podczas jej prowadzenia.

Kiedy możesz rozpocząć pracę w ramach własnej działalności gospodarczej? Jest to możliwe nie wcześniej niż jeden dzień roboczy po złożeniu wniosku.

Do identyfikacji działalności zarejestrowanych w Polsce służą dwa numery: NIP i REGON. Jeśli zakładasz swoją pierwszą działalność gospodarczą, muszą zostać nadane. 

NIP to 9-cyfrowy kod, który służy do identyfikacji podatników, w tym m.in. właścicieli firm. Muszą posługiwać się nim wszystkie osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą. 

Przy składaniu wniosku do CEiDG przez Internet, nie musisz martwić się jego nadaniem, gdyż zgłoszenie z CEiDG zostanie automatycznie przesłane do urzędu skarbowego. 

Jeśli nie rejestrujesz się w CEiDG np. przy prowadzeniu działalności nierejestrowanej musisz samodzielnie złożyć formularz NIP-7 do naczelnika Urzędu Skarbowego. Czas na dopełnienie tego obowiązku upływa najpóźniej w momencie złożenia pierwszej deklaracji, zeznania, informacji czy też oświadczenia, a także wtedy, gdy dokonasz pierwszej wpłaty podatku lub zaliczki na podatek.

Podobnie wygląda to w przypadku REGON-u, który jest 9-cyfrowym kodem nadawanym przez GUS. Służy nie tylko do identyfikacji przedsiębiorcy, ale też do tworzenia baz danych wszystkich podmiotów gospodarczych, które są zarejestrowane na terenie Polski. Nadanie numeru REGON następuje automatycznie przy składaniu wniosku o rejestrację działalności gospodarczej w CEiDG. 

Nie zapomnij również o zgłoszeniu firmy do ZUS-u. Przy rejestracji firmy przez Internet możesz załatwić tę sprawę jednocześnie ze złożeniem wniosku do CEiDG. Jeśli nie zdecydujesz się na ten krok, na zgłoszenie firmy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych masz 7 dni od momentu rozpoczęcia działalności. Możesz to zrobić na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS, gdyż od 1 stycznia 2023 roku każdy płatnik składek i tak ma obowiązek posiadania konta w tym systemie.

Do obowiązków świeżo upieczonego przedsiębiorcy może należeć również zarejestrowanie się jako płatnika VAT, o ile nie kwalifikuje się do żadnego zwolnienia w tym zakresie. W tym celu należy pobrać i wypełnić formularz VAT-R, a następnie złożyć go osobiście w urzędzie skarbowym lub też wysłać pocztą czy też elektronicznie przez Portal Podatkowy. Dla nowych przedsiębiorców czas na złożenie wniosku upływa przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usługi. 

Wszystkie transakcje wykonywane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej powinny odbywać się za pośrednictwem jednego rachunku bankowego. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nie ma obowiązku zakładania osobnego konta firmowego, choć z pewnością ułatwi to zarządzanie finansami prywatnymi i firmowymi. Jeśli zdecydujesz się na ten krok, konto firmowe otworzysz w niemal każdym banku działającym na terenie Polski.

Gdy już dopełnisz wszystkich urzędowych formalności, pozostanie Ci tylko jedno: zacząć działać na własny rachunek. Jeśli masz już gotową bazę klientów, możesz od razu przejść do realizacji usług, które zamierzasz świadczyć w ramach prowadzonej działalności. Jeśli zaczynasz od zera, najpewniej zaczniesz od działań związanych ze zdobyciem pierwszych klientów.

Chociaż rozwój i skalowanie własnej firmy z pewnością będą zajmować dużo czasu, nie zapominaj o obowiązkach, które spoczywają na barkach świeżo upieczonego przedsiębiorcy. Mowa tu przede wszystkim o konieczności regulowania składek ZUS i zaliczek na poczet podatku dochodowego zgodnie z obowiązującymi Cię przepisami. 

W kontekście nowo założonej firmy warto też zwrócić uwagę na korzyści płynące z jej ubezpieczenia. W niektórych przypadkach świadczenie usług wymaga uprzedniego zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC). Nie jest to jednak konieczne w przypadku fryzjerów, kosmetyczek, piekarzy czy budowlańców.

Jednak nawet jeśli nie masz obowiązku zawarcia umowy OC zawodowego, ubezpieczenie OC dla firmy może okazać się dobrym pomysłem. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej może dojść do wyrządzenia szkody osobom trzecim, a zapewnienie wypłaty potencjalnych roszczeń przez ubezpieczyciela na pierwszym etapie prowadzonej działalności pozwoli ograniczyć nieprzewidziany koszty. Posiadanie ubezpieczenia OC może również wpłynąć na Twoją wiarygodność w oczach potencjalnych klientów i kontrahentów. Warto pamiętać chociażby o tym, że w niektórych branżach podejście do konkursu czy przetargu jest możliwe tylko dla ubezpieczonych przedsiębiorców.

W każdym przypadku warto pomyśleć też o ubezpieczeniu wykorzystywanego w prowadzonej działalności samochodu. Taki pojazd musisz ubezpieczyć w zakresie obowiązkowego ubezpieczenia OC posiadaczy pojazdów mechanicznych – ale ubezpieczenia dobrowolne (AC, NNW czy assistance) zapewniają pomoc w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń związanych z użytkowaniem firmowego auta.

Także ubezpieczenie lokalu i wyposażenia od pożaru i innych zdarzeń losowych oraz od kradzieży pozwala na zminimalizowanie ryzyka nieprzewidzianych strat w tym obszarze, co na każdym etapie prowadzonej działalności ma ogromne znaczenie.

Po zapoznaniu się z powyższymi wskazówkami z pewnością wiesz już, jak zarejestrować firmę przez internet i w urzędzie. Jeśli przygotujesz się do tego z wyprzedzeniem, dopełnienie formalności zajmie Ci niewiele czasu i już kolejnego dnia zaczniesz pracować na własny rachunek jak świeżo upieczony przedsiębiorca.

W natłoku obowiązków warto jednak pamiętać o kwestiach, które choć opcjonalne, to jednak mogą zapewnić szereg korzyści. Do takich należy m.in. zawarcie umowy ubezpieczenia dla prowadzonej działalności, które zapewni Ci poczucie większego bezpieczeństwa i możliwość skupienia się na realizacji założonych planów biznesowych.

Jeśli interesuje Cię umowa ubezpieczenia Twojego biznesu, zadzwoń pod numer 668 44 44 44. Szczegółowe informacje o produktach, limitach i wyłączeniach, a także OWU dostępne są na stronie www.link4.pl.

Szczegółowe informacje o produktach, limitach i wyłączeniach, a także OWU dostępne są na stronie www.link4.pl.

Jakie są rodzaje ubezpieczeń dostępnych dla firm w LINK4?

Do wyboru masz m.in. ubezpieczenie mienia od pożaru i innych zdarzeń losowych lub od wszelkiego ryzyka, ubezpieczenie mienia od kradzieży z włamaniem lub rabunku, ubezpieczenie sprzętu elektronicznego od wszelkiego ryzyka, ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością Na uwagę zasługują także ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków, assistance i ubezpieczenie pomocy prawnej.

Czy każde przedsiębiorstwo powinno mieć ubezpieczenie OC?

Nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek zakupu OC dla firmy. Jest to konieczne tylko w przypadku osób działających w określonych branżach, np. farmaceutów, radców prawnych, architektów czy biur rachunkowych. Nawet jednak jeśli nie zaliczasz się do tej grupy, możesz wiele zyskać, decydując się na zawarcie nieobowiązkowej umowy ubezpieczenia OC.

Jakie korzyści płyną z posiadania ubezpieczenia mienia dla firmy?

Ubezpieczając firmę zapewniasz sobie pomoc, której zakres zależy od wybranego zakresu ochrony, w razie wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń związanych z prowadzoną działalnością. Pozwala to na minimalizację ryzyka nieprzewidzianych strat i możliwość skupienia się na prowadzonej działalności i realizacji założeń biznesowych. 

Czy istnieją specjalne ubezpieczenia dla różnych branż czy rodzajów działalności?

W niektórych branżach posiadanie ubezpieczenia jest obowiązkowe i w takim przypadku masz obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia w zakresie określonej w odpowiednim akcie prawny.

Pozostałe produkty ubezpieczeniowe zazwyczaj są dobrowolne i to Ty decydujesz o tym, czy i jaką umowę ubezpieczenia dla swojej działalności wybierzesz. W ofercie LINK4 znajdziesz np. dodatkowe klauzule rozszerzające zakres standardowej ochrony ubezpieczeniowej, np. dla właścicieli warsztatów samochodowych czy osób prowadzących punkty gastronomiczne.

Jakie czynniki wpływają na koszty ubezpieczenia firmy?

Wiele zależy m.in. od branży, wcześniejszej historii ubezpieczeniowej, jak również od sumy ubezpieczenia, którą ustalisz w porozumieniu z LINK4. Nie bez znaczenia pozostają również dodatkowe ubezpieczenia, o ile zdecydujesz się na ich włączenie do swojej umowy.