Mając własny samochód, możesz użytkować go tak, jak chcesz. W takiej sytuacji to od Ciebie zależy to, w jakim zakresie go ubezpieczysz (samo OC czy dodatkowe, nieobowiązkowe ubezpieczenia komunikacyjne). Nie masz również żadnych ograniczeń w kontekście liczby przejechanych kilometrów w ciągu miesiąca czy użytkowania pojazdu poza granicą. Taki samochód może też stać się zabezpieczeniem dla banku, jeśli zdecydujesz się na kredyt firmowy, co może przyczynić się do uzyskania lepszych warunków umowy.

Z drugiej strony, zakup auta za własne środki wiąże się z dużym wydatkiem, jak również stanowi pewnego rodzaju zamrożenie kapitału firmy w czymś, czego upłynnienie w razie potrzeby zajmie trochę czasu. To z kolei może ograniczać swobodę w podejmowaniu decyzji biznesowych. 

W ostatnich latach leasing auta na firmę zyskał miano korzystnej alternatywy dla jego zakupu. Dlaczego? Pozwala korzystać z pojazdu bez wydawania jednorazowo dużej kwoty. W tym przypadku w grę wchodzi opłata wstępna oraz miesięczne raty regulowane, które muszą być płacone aż do zakończenia umowy. Wtedy z kolei przychodzi czas na decyzję: albo wpłacasz opłatę wykupową i przejmujesz pojazd na własność, albo rezygnujesz z tej możliwości i zwracasz go wraz z ostatnim dniem umowy.

Zaletą tego rozwiązania jest to, że auto w leasing na firmę może wziąć nawet mikroprzedsiębiorca, który nie dysponuje wystarczającym kapitałem, by zebrać dużą kwotę na zakup pojazdu. Warto też zwrócić uwagę na kwestię utraty wartości samochodu z biegiem czasu. Jeśli bierzesz auto w leasing na firmę, zasady związane z wartością rezydualną samochodu nie dotyczą Cię.  

Stosunkowo świeżą formą finansowania samochodu jest wynajem długoterminowy, który dopiero niedawno zyskał na znaczeniu. W tym przypadku przedsiębiorca może korzystać z samochodu na mocy umowy zawartej na określony czas, pod warunkiem płacenia miesięcznych opłat. 

Ich wysokość jest stała i obejmuje nie tylko samo wypożyczenie pojazdu, ale również pozostałe koszty związane z użytkowaniem auta, m.in. rejestrację, badania techniczne, ubezpieczenie, serwis, a nierzadko nawet sezonową wymianę opon czy udostępnienie auta zastępczego, jeśli zajdzie taka potrzeba. Stałe koszty miesięczne przekładają się na możliwość precyzyjnego zaplanowania budżetu firmowego w długiej perspektywie. Jedynym wydatkiem, który może Cię zaskoczyć, jest paliwo lub koszt prądu, jeśli wybierzesz samochód elektryczny.

Która z tych trzech opcji niesie najwięcej korzyści dla właściciela firmy? Wszystko sprowadza się do indywidualnych preferencji przedsiębiorcy i wbrew pozorom nie jest tak przewidywalne, jak można by się spodziewać. Wystarczy tylko przyjrzeć się raportowi opracowanemu na potrzeby Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów (PZWLP). 

Z badania wynika, że w 2023 roku aż 77% ankietowanych wskazało, że zakup auta na własność za środki własne jest najbardziej preferowaną opcją jego finansowania. Na leasing zdecydowało się 31% respondentów. Co do wynajmu długoterminowego, w 2023 roku skorzystało z niego 30% polskich przedsiębiorców, a udział tej formy finansowania w rynku systematycznie rośnie.

W kontekście zakupu auta na firmę niezwykle istotne kwestie stanowią te związane z rozliczeniem kosztów uzyskania przychodu. W zależności od formy finansowania samochodu mogą one wyglądać zupełnie inaczej.

Najprostszą sprawą okazuje się tu wynajem długoterminowy, w przypadku którego cała opłata na rzecz firmy wynajmującej może zostać zaliczona do kosztów przychodu. Maksymalny limit wartości pojazdu wynosi tutaj 150 tys. złotych dla aut benzynowych i hybryd oraz 225 tys. złotych dla elektryków. Jeśli auto jest użytkowane w trybie mieszanym (firmowo i w celach prywatnych), możesz odliczyć od kosztów 75% wartości faktur za wynajem i opłaty eksploatacyjne (np. paliwo).

W przypadku leasingu obowiązują takie same zasady, jeśli chodzi o wartość samochodu. Jeżeli zmieścisz się w wyznaczonym limicie, możesz odliczyć od podatku 100% kosztów opłaty wstępnej i rat leasingowych oraz 75% kosztów eksploatacyjnych. Jeśli wybierzesz droższy pojazd, zostanie zastosowana tzw. zasada proporcjonalności, czyli w koszty firmowe zostanie wliczony określony procent tych wydatków. Jeśli jesteś VAT-owcem, masz też prawo do odliczenia VAT-u 23%.

Jeśli chodzi o zakup auta, do kosztów przychodu może zostać zaliczone 100% kwoty zakupu. Natomiast opłaty eksploatacyjne możesz odliczyć od podatku w 100% (jeśli samochód jest używany tylko do celów służbowych) lub w 75% (jeśli pojazd jest użytkowany w trybie mieszanym). Jeżeli samochód stanowi Twoją własność, ale nie jest środkiem trwałym w firmie, możesz odliczać 20% opłat eksploatacyjnych.

Wybór metody finansowania samochodu firmowego, która odpowiada Twoim preferencjom, zapewnia korzyści na wielu polach. Jak widać, jednym z nich jest również optymalizacja podatkowa.

Niezależnie od tego, na którą formę finansowania samochodu się zdecydujesz, wiąże się to z pewnymi wydatkami, które muszą zostać ujęte w firmowym budżecie. Przed podjęciem ostatecznej decyzji należy przemyśleć wszystkie kwestie związane z tym tematem w kontekście finansowym. 

Dlaczego to tak istotne? Musisz mieć świadomość tego, że samochód nigdy nie jest jednorazowym wydatkiem. W grę wchodzą zatem nie tylko koszty związane z jego zakupem, leasingiem czy wynajmem długoterminowym. Nie mniej istotne są też opłaty eksploatacyjne, do których można zaliczyć m.in. koszt zakupu paliwa, ubezpieczenia, rejestracji, czy wreszcie serwisu.

Planując budżet firmowy, możesz ustalić, jaką kwotę jesteś w stanie przeznaczyć na ten cel jednorazowo i co miesiąc, aby nie stracić płynności finansowej. Dopiero, gdy ustalisz szacunkową kwotę i podejmiesz decyzję odnośnie do formy finansowania, możesz przystąpić do kolejnego kroku: wyboru konkretnego modelu samochodu.

Przy wyborze samochodu nie musisz ograniczać się tylko do nowych pojazdów, niezależnie od tego, czy interesuje Cię zakup, wynajem długoterminowy czy to, by wziąć auto w leasing na firmę. Zasady dopuszczają wybór używanego samochodu w każdym z tych przypadków i warto wybrać taką opcję chociażby ze względów ekonomicznych.

Co do modeli samochodów, masz pełną swobodę wyboru w tym zakresie i możesz postawić na taki pojazd, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom biznesowym. Możesz też zasugerować się w tym względzie wcześniej wspomnianym raportem SAMAR-u, zgodnie z którym w 2023 roku najczęściej wybierane były następujące modele:

• Toyota Corolla,
• Škoda Octavia,
• Toyota Yaris,
• Toyota Yaris Cross,
• Kia Sportage,
• Hyundai Tucson,
• Toyota C-HR,
• Dacia Duster,
• Toyota RAV4,
• Volkswagen T-Roc.

Proces zakupu samochodu firmowego nie różni się znacząco od tej samej czynności przeprowadzanej przez osobę fizyczną. Kluczową kwestię stanowi jednak zdobycie odpowiedniego dokumentu potwierdzającego nabycie prawa własności. W przypadku klientów firmowych może to być:

• tradycyjna umowa kupna-sprzedaży – przydatna wtedy, gdy po drugiej stronie transakcji znajduje się osoba fizyczna. Aby wprowadzić samochód do majątku firmowego, konieczne jest spisanie osobnego oświadczenia,
• faktura VAT – dostępna wtedy, gdy kupujesz samochód od płatnika VAT,
• faktura VAT marża – możesz ją otrzymać wtedy, gdy sprzedawca jest czynnym płatnikiem VAT i prowadzi działalność polegającą na obrocie używanymi samochodami, np. komis,
• faktura bez VAT – jeśli poprzedni właściciel pojazdu korzysta ze zwolnienia z VAT-u.

Żeby móc włączyć się danym autem do ruchu drogowego, wymagane jest posiadanie ważnego OC. Obowiązek ten pojawia się w dniu zakupu auta. Najlepiej sprawdzić od razu, czy samochód jest ubezpieczony, a jeśli nie – jak najszybciej kupić ubezpieczenie. W przypadku pojazdów z wykupionym OC przez poprzedniego właściciela masz wybór: kontynuować umowę do końca jej obowiązywania, albo ją wypowiedzieć i kupić nowe ubezpieczenie. 

Następnym krokiem przedsiębiorcy, który właśnie kupił auto, powinno być jego zarejestrowanie. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną, wygląda to tak samo, jak w przypadku samochodu rejestrowanego przez osobę fizyczną. W tym celu należy złożyć w wydziale komunikacji wniosek o rejestrację, dołączając do niego wymagane dokumenty, m.in.:

• dowód własności (np. umowa kupna-sprzedaży, faktura VAT, faktura VAT marża lub faktura bez VAT),
• zaświadczenie o ważności badania technicznego,
• karta pojazdu (o ile została wydana),
• dowód rejestracyjny i tablice rejestracyjne,
• świadectwo zgodności WE (dla nowych pojazdów),
• potwierdzenie zapłaty akcyzy (dla pojazdów sprowadzonych z zagranicy),
• odprawy celnej przywozowej (dla pojazdów sprowadzonych spoza UE).

Jeśli nie zdecydujesz się na wymianę tablic rejestracyjnych (bo nie ma takiego obowiązku), koszt rejestracji auta na firmę wyniesie Cię 66,50 zł. Z wymianą tablic będzie to już 146,50 zł. 

Na rejestrację poczekasz do 30 dni. Po upływie tego czasu (lub po otrzymaniu informacji z urzędu) możesz odebrać dowód rejestracyjny.

Z zakupem samochodu zwykle wiąże się konieczność opłacenia podatku PCC w wysokości 2% od wartości rynkowej pojazdu. Warto mieć jednak świadomość tego, że przedsiębiorcom najczęściej udaje się uniknąć tego dodatkowego wydatku. Z tego obowiązku są zwolnione osoby, które kupiły auto na fakturę i od osoby prowadzącej działalność gospodarczą. 

Jeśli jednak kupisz auto od osoby prywatnej, musisz liczyć się z koniecznością opłacenia podatku. Należność należy obliczyć samodzielnie, a następnie wypełnić i złożyć formularz PCC-3 oraz wpłacić odpowiednią kwotę na konto urzędu skarbowego.

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na zakup, leasing czy wynajem długoterminowy, posiadanie auta firmowego może wiązać się z szeregiem korzyści. Jedną z najważniejszych jest możliwość sprawnego dojeżdżania do klientów i kontrahentów, ale nie należy też lekceważyć aspektu wizerunkowego, jaki się z tym wiąże. 

O ile prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną, proces rejestracji samochodu na firmę powinien wyglądać tak samo, jak w przypadku rejestracji auta przez osobę fizyczną. Jedyna różnica polega na tym, że jeśli kupisz pojazd na fakturę od innego przedsiębiorcy, unikniesz konieczności płacenia podatku PCC.

Nie zapomnij też o tym, że samochód firmowy trzeba ubezpieczyć, aby uniknąć kary za brak OC. W LINK4 ubezpieczenie kupisz m.in. przez Internet, korzystając z kalkulatora online. Możesz również zadzwonić w tym celu na infolinię lub spotkać się stacjonarnie z agentem współpracującym z LINK4.

Szczegółowe informacje o produktach, limitach i wyłączeniach, a także OWU dostępne są na stronie www.link4.pl.

Sprawdź też: Ubezpieczenie OC Ostrowiec Świętokrzyski, Ubezpieczenie OC Bytom

Jakie rodzaje ubezpieczeń są wymagane dla pojazdów firmowych?

Zazwyczaj jest to tylko OC tak jak w przypadku samochodów użytkowanych przez osoby prywatne. Jeśli zdecydujesz się na leasing, leasingodawca może zobowiązać Cię również do zakupu nieobowiązkowych ubezpieczeń komunikacyjnych.

Czy koszty ubezpieczenia pojazdu firmowego różnią się w zależności od rodzaju działalności?

Tak. Kwestie związane z tym tematem najlepiej omówić wcześniej z księgowym lub doradcą podatkowym, aby podjąć świadomą decyzję.

Czy istnieją dodatkowe opcje ubezpieczenia dla pojazdów używanych w celach biznesowych?

Jeśli dysponujesz nie tylko jednym samochodem, lecz całą flotą, możesz zdecydować się na ubezpieczenie flotowe.

Jakie czynniki wpływają na koszt ubezpieczenia pojazdu firmowego?

Dokładnie takie same, jak w przypadku ubezpieczenia samochodu, który jest użytkowany prywatnie. Pod uwagę zostaną wzięte m.in. informacje na temat samego pojazdu (marka, model, rok produkcji), jak i właściciela (miejsce zamieszkania, historia ubezpieczeniowa).

Czy ubezpieczenie obejmuje również koszty naprawy pojazdu w przypadku wypadku?

Jeśli zdecydujesz się na zakup OC w pakiecie z AC, to tak.